作業効率化

細分化のススメ -漠然と不安にならない為に-

subdivision
こんにちは。ゆうきです。

Twitterやインスタグラムで、

「今月の成果は〇〇でした!」とか、

「フォロワーさん〇〇人とつながりました!」

などといった報告を見て、

私はなんできないんだろう、、、。

と思い悩む人も多いのではないでしょうか。

漠然としたものを目の前にしたときに、

こんな物できるのだろうか

私が?

本当に?

そう不安に思うのも無理はないと思います。

やったことが無いのならなおさら。

ただし、誰もが通って来た道であるなら、先人はなんらかの解決方法を導き出し、前に進んでいたはずなんです。

これがよく言われる、守破離の「守」に当たります。

私が仕事で、「こんなもんできるわけないだろう」と思う案件にぶち当たった場合に、どう思考しているか、少しお話してみたいと思います。

全体を軽く俯瞰したら、パーツに細分化

例えば、色んな数字を合体させて、一つのエクセル資料を完成させるとします。

その完成形だけを見ていると、「こんなもん僕にできるわけない!」とまず心が折れそうになります笑

ですが!!!!

先人は、これをやってきたんです。

ということは、要領さえつかんでしまえば自分でもできるはずだ!!!

冒頭でつまづくか投げ出しそうになっている人、案外多いように思います。

大丈夫です。きちんと要素分解して、積み上げていきましょう。

分かっていることと、現状分からないことを明確にしよう

こういう仕事、というか作業の場合

どういう構成になっているのか

全体を俯瞰することがまず大切です。

そのうえで、全体を構成している要素は必ず分解できます。

このように、完成形はこんな感じなんだーというものを意識しつつ、要素を分解して各個撃破していくわけですね。

物事には必ず「プロセス」が存在します。

〇なんでこの数字がそのセルに入っているのか。

〇そして、その数字はどのバックデータをもとに算出しているものなのか。

こういったものを、手間はかかりますが、ひとつひとつ分解していくわけですね。
そして、現状、自分の手元にある資料で解決できる問題と、調べて資料を作り直さないと解決できない問題を区別します。

よく言うじゃないですか。
「何が分からないのか分からない」

では、どこが分かれば分かったことになるのか。それを探すんです。

分からないことをさらに細分化し、分からないものは仮説を立てる

今まで述べてきた中で大切なことは、

  1. 要素の細分化
  2. 現状分かっていることと、分からないことの区分

だと書きました。

では、分からないものはどうやって出していくか。

僕はまず、理論値を算出します。とりあえず完成形にしたいから。

自分が信頼出来るだけの仮説、理屈、理論をたてて、ここまで来てどうしても分からないものは「一旦」理論値として構わないと思っているからです。

これを組み合わせることによって、理論値ベースでは完成形ができる、ということになります。

そのうえで、算出した理論値が、実際に正しいかどうかを検証すればよいわけですね。

合っているのか間違っているのか分からない数字を前にしてずっと答えをだせずに悩むくらいなら、理論値ででも答えをはじいておいて、そのあと精査した方が早いですから。

それに、悩んでいると、精神衛生的によくありません。

まずは一旦完成させておいて、それが正しいかネガティブチェックに時間を割いた方が絶対に精神的に安定します

ちなみに、僕はこういった資料であれば、締め切りの2日前には一旦仕上げることにしています。よっぽど大量だったり、処理しなければならない案件が同時多発的に起こればまた別ですけども

そのときは正しいと思っていても、どこかで数字の生打ちだったりヒューマンエラーを原因とするケアレスミスは必ず隠れているものですから。

まとめ

このように、一見完成形だけを見ていても、すごすぎて分からないという問題であったとしても、

  1. 全体を俯瞰したうえで、要素を細かく分解する
  2. 分解した要素を分析し、今の数字や資料に置き換え、積み上げる
  3. それでも分からないものは、理論値で一旦答えをはじいておいてから、既存資料にあてはめて検証する

こういった仕組みを、身体の中に習慣化しておくんです。

そうすると、一見したら「はぁ?なんじゃこりゃ?」といったものでも、ほとんどの場合で対応できるようになりますから。

もちろん、営業のように相手がいる場合は話が別ですし、マニュアル通りになっていかないことももちろんあります。

それこそ、場数こなして、対応力上げて、

「こうきたらこう返す」といったルーティンを自分の中に構築することが、非常に重要です。

これこそ、ノウハウが身体の中に入ったといえる状態だと思います。

実践が伴わないノウハウは、結局のところ身についてないんですね。
(今恐ろしくブーメランなことを書きましたけどもええ。)

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ゆうき
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2020年、念願だった歌い手として活動を開始しました。 このブログでは、歌い手としての活動の記録や制作秘話、機材の話や日々思ったことなどを綴っていけたらと思っております。 ニコニコ動画、Youtube、Twitterともども、本ブログをよろしくお願いいたします。
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