作業効率化

マルチタスクこそシングルタスク化しましょう

マルチタスクこそシングルタスク化しましょう

コロナによる自粛もあり、在宅の機会も多いと思います。

Twitterのタイムラインを見ていると、

「マルチタスクが苦手です」
「やることが決められません」

といったお話をよく見かけます。

ありますよね。時間がないように見えて、実は優先順位が決められず、Twitterなどに逃避しちゃうこと。

お恥ずかしながら僕もあります。
ブログの編集作業なんて特に

僕は現在、会社で経理という割と責任重めのポストを任されておりますが、とにかく

「毎日が締め切りの連続」なんです。

いかに短時間でたくさんの仕事をこなすか、ということを常に考えていないと、途端に仕事が焦げ付いてしまうばかりか、同僚や他セクションの社員に迷惑が掛かってしまいます。

ということは、「どんなに量が多かろうと、期間が短かろうと締め切りどおりに仕事をする」ということが必須条件になってくるわけです。

あくまでも私の経験ですが、参考にしていただければ幸いです。

同時進行をやめて、シングルタスクを爆速でこなそう

今となってはおかげさまというほかありませんが、新入社員当時から常に締め切りに追われ、

「あれもしなきゃ、これもしなきゃ」
と全部中途半端のままぐずぐずだったんですよ。

そうすると、どうしてもクオリティが下がってしまう。
それでもしょうがないので決裁回すと、上司にぼこぼこに言われてしまうわけですが、、、。

まーありがちな話として、じゃあどうやって速くしようかと追求した結果

とにかくシングルタスクを速くして数をこなすことにしました。

つまり、

タスクが2つあるとして、それを1時間で終わらせるなら

「2タスクで60分」という考え方をしません。

「1タスク×30分×2」と考えるんです。

では、どうやって速くするか。

徹底的にシングルタスク化してみる

家事にしてもそうで、

  • 炊事
  • 洗い物
  • 食器片づけ
  • 掃除
  • 洗濯
  • 洗濯もの畳み

まずはタスクを細分化して、一度シングルタスクとして全部並列化してみる。

もちろん、作業量によってタスクの時間は変わることはあるかもしれませんし、これに育児が入ってくるとまあ、、、ね。

まずは、「どの作業を」「いつまでに」やるかを明確にしておくんです。

こうしておくと、作業が「見える」ようになります。

感覚で結構なので、そのタスクにどれくらいの時間がとられるかをはじいておいて、どれくらいの時間があればそのタスクをすべて終えられるかを考えてみてください。

どこかの戦術のようですが、波状攻撃は大変なので、いかに各個撃破するための体勢を整えてやるか、というのがキーになります。

終わりが見えないけど、とにかく目の前の作業をこなすマラソンレースをするのか、
量は膨大だけどとりあえずやれば終わると思って作業をするのか

小さい差ですが、精神衛生的にはグッとよくなりますよ(経験談)

タスクひとつ終わるごとに、一旦全部片づける

これは、僕自身が日々の仕事に取り入れています。

慣れるまでは大変かもしれませんが、これが私にはフィットしました。

これは、トヨタのカイゼンだったり、コマツ(小松製作所)など多くのメーカーでも採用されていると聞き取り入れることにしたのですが、徹底的に道具の置き場を決めて、タスクが終わるたびに片づけることを習慣化してしまうんです。

僕の場合は、

  • 蛍光ペン
  • シャープペン
  • 定規
  • 付箋各種
  • メモ帳
  • 電卓

こういったものをデスクに出して作業しますが、
タスクが終わるたびに全部元の位置に戻しています。

一見無駄なように見えますが、

効果として、

片付けることにより、気持ちがいったんリセットされる

仕事が終わった時点で、何もしていなくても机周りが綺麗

といった副次的な効果があります。

僕の場合は、仕事に区切りをつけたくて始めたのですが、今ではシングルタスクが終わるたびに机周りをリセットすることが習慣となり、それをしないまま次の仕事に入ることが「気持ち悪い」とさえ思うくらいになりました。

そしてもう一つの効果

物を探す、という無駄を徹底的に排除する

ひどいときは1時間単位で締め切りがきたり、なるはや(なるべく早く=最優先で回答しろ)という案件の場合は、モノやファイルのありかを探しているだけで時間の無駄です。

僕が一番嫌うのは、

あるはずのものがあるべきところになくて、それを探すために費やす不毛な時間

これを徹底的に排除することは、仕事であれ家事であれ、本当に大切だと思います。

まとめ

  1. マルチタスクでなければというものは別として、シングルタスクで考える癖をつける
  2. シングルタスクを早くして数をこなせば、同時進行よりも効率は上がるし、なにより精神的に楽
  3. シングルタスクを爆速にするためのカギは、、思考と作業に集中するための体勢を「事前に」用意し、タスクごとに自身の中で明確な区切りをつける

このように、特に毎日するような作業は、ルーティン化して体の中に定着させてしまえば、身体が勝手に動く状態を少しでもつくることができると思います。

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ゆうき
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2020年、念願だった歌い手として活動を開始しました。 このブログでは、歌い手としての活動の記録や制作秘話、機材の話や日々思ったことなどを綴っていけたらと思っております。 ニコニコ動画、Youtube、Twitterともども、本ブログをよろしくお願いいたします。
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